L'entretien

Centre des congrès international de Fukuoka.

Lors d’une mission de prospection, emportez toujours des cartes de visites en grand nombre, en anglais, et si possible en japonais au verso. Toutes les personnes que vous rencontrerez vous donneront la leur, et vous devrez donc être en mesure de pouvoir leur présenter la vôtre en échange. Pour le premier rendez-vous, c’est à vous de présenter votre carte en premier (étant en position de « demandeur »), à deux mains, et en vous nommant. Lorsque vous recevrez celle de votre interlocuteur, prenez le temps de lire son nom, son titre et le nom de son service en tenant sa carte de vos deux mains. Manquer de respect à sa carte équivaudrait à l’offenser directement. Une fois les cartes posées sur la table (de manière à indiquer les positions respectives de vos interlocuteurs), les discussions peuvent commencer. Ce n'est qu'à la fin du rendez-vous que vous pouvez ranger ces cartes, sur lesquelles vous n'aurez rien écrit, de préférence dans un porte-cartes ou un portefeuille. Attention : les Japonais n’utilisent que des cartes de petit format (5,5 x 9cm, « format américain ») : si vous lui présentiez un format plus grand, votre interlocuteur serait dans l’embarras pour la classer !

Il est indispensable d’être à l’heure. Il est même conseillé d'arriver juste avant, pour être reçu précisément à l’heure convenue. Mais se présenter avec plus de quelques minutes d’avance risquerait de prendre vos interlocuteurs au dépourvu et de les plonger dans l'embarras. En général, les Japonais auront prévu un ordre du jour assez précis qu’il convient de respecter. En début d'entretien, il est souvent utile de préciser à nouveau votre fonction, votre société et l'objet de votre mission. Il est également utile de reformuler tout ce qui va être dit, pour prouver que l’on comprend bien tous les éléments. A la fin de l’entretien, laissez la partie japonaise reformuler globalement en premier, quitte à rectifier par la suite. L'expérience prouve qu'il est important aussi de prendre des notes durant l'entretien (par exemple, les conseils et suggestions de vos interlocuteurs).

L'écoute est très importante et donne un gage de sérieux. Les Japonais font souvent des hochements de tête et des interjections (par exemple « Haï ! »), lors de la conversation. Ceci montre que vous avez leur attention et qu'ils ont compris ce qui vient d'être dit, mais n'a aucun lien avec le fait qu'ils soient d'accord ou pas. Il est donc bon de toujours reconfirmer à la fin de l’entretien les points sur lesquels on est d'accord. Par ailleurs, les Japonais n'aiment pas dire non directement. Il faut donc être attentif aux signes de refus, tels que des réponses évasives ou des changements systématiques de sujet. De même, un silence ne doit pas être interprété comme un signe négatif, mais plutôt comme une période de réflexion. Les hommes d'affaires japonais sont doués d'une grande capacité d'écoute, tandis que leurs homologues occidentaux, peu habitués aux silences, ont tendance à monopoliser la parole. Pour obtenir des informations, il faut donc savoir leur laisser le temps de répondre sans les interrompre. Ainsi, lors d'un silence, mieux vaut attendre que d'essayer de combler du vide.

Centre de conférence international de Kitakyushu.

Il est impératif de ne pas négliger ceux qui ne parlent pas. Il arrive souvent que les vrais preneurs de décisions restent « dans l'ombre », laissent les cadres moyens s'occuper des détails pratiques des négociations, et se contentent de donner leur décision finale. Il est donc très important de ne pas se fier aux apparences et de savoir reconnaître la personne en charge.

En général, aucune décision n'est réellement prise à la fin de l'entretien. Il faut encore que vos interlocuteurs en discutent entre eux. Cette recherche du consensus, inhérente à la mentalité japonaise, rend parfois les négociations longues et frustrantes pour les étrangers. Il faut cependant garder à l'esprit que, une fois la décision prise, son exécution sera rapide et efficace.

Le respect de la hiérarchie est un élément essentiel du fonctionnement de l'entreprise – et de la société – japonaise. La direction au Japon est essentiellement en charge de l'orientation à long terme et de la représentation de l'entreprise, tandis que le personnel « en bas de l'échelle » se trouve plus impliqué que ses homologues occidentaux. Il ne faut donc pas voir comme un signe de désintérêt le fait de ne pas rencontrer son homologue hiérarchique japonais lors d'une première rencontre. La hiérarchie est toujours affichée clairement du coté de la délégation japonaise. Par exemple, l'entrée dans la pièce et les présentations se font généralement par ordre décroissant d'importance et il est fortement souhaitable que votre délégation respecte les mêmes règles. Il est essentiel de ne pas se contredire l'un l'autre devant la délégation japonaise, ou d'entrer dans de longs apartés.

Il est important de toujours garder une attitude et des propos modérés. Les Japonais ont bien conscience que des étrangers ne peuvent être au fait de tous les us et coutumes de leur pays, et leur pardonneront de bon cœur les petits impairs, mais pas une attitude agressive ou négative. Au contraire, afficher votre volonté de vous adapter – sans pour autant tomber dans l'excès et en restant vous-même – contribuera à rassurer vos interlocuteurs sur la relation future que vous pourriez entretenir.

Lorsque vous aurez déjà établi une relation avec votre interlocuteur (par exemple, s'il s'agit d'un client régulier), l’entretien se terminera par la remise des cadeaux que vous aurez apportés, de préférence typiquement français (objets au logo de votre société, beaux livres, par exemple sur votre région ou sur les grands sites touristiques français, cravates de couturiers français, alcools, etc.). Il est cependant important de ne pas trop en vanter les mérites : les Japonais pour leur part s’excusent toujours d’offrir « une chose très insignifiante », si cher soit leur cadeau. L'emballage au Japon a traditionnellement presque autant d'importance que le présent lui-même.