RELATIONS D'AFFAIRES

Organisez avec soin tous les détails de votre voyage : horaires des rendez-vous, réservations d’hôtels, billets de train, etc. Ceci constituera un gage de sérieux vis-à-vis des Japonais, qui sont, sur ce plan, méthodiques et soucieux des détails. Le statut de l'hôtel dans lequel vous descendrez sera le reflet de celui de votre société.

La langue japonaise est sans doute l’un des plus grands obstacles auxquels vous serez confronté dans votre démarche. C’est pourtant une clé indispensable pour les affaires avec le Japon : même si leur compréhension écrite est généralement bonne, les Japonais parlant un bon anglais sont rares. Ainsi, il est indispensable d'avoir recours aux services d’un/une interprète pour toutes vos négociations. Si les négociations se déroulent en anglais, il faut garder en tête que la pratique de l'anglais au Japon est souvent différente et imprécise, et peut facilement mener à des malentendus.

Par ailleurs, un Japonais n'admettra jamais publiquement qu'il n'a pas compris le sens d'un mot ou d'une phrase. En outre, ceux qui parlent anglais ne sont pas nécessairement les preneurs de décision.

Une communication efficace par l'intermédiaire d'un interprète implique qu’il soit au courant de l'évolution de la situation. Il est donc fortement recommandé d’effectuer avec lui un briefing avant et après chaque réunion, ce qui permet aussi d’éclairer certaines attitudes ou paroles qui n’auraient pas été bien comprises. La présence d'un interprète double le temps de parole, et raccourcit d'autant la réunion. Toutefois la traduction gagnera en qualité si l’on prend soin de ne pas s'exprimer trop rapidement ni trop longtemps à chaque prise de parole, en évitant les abréviations et le jargon technique. Dès la prise de rendez-vous, qui doit se faire suffisamment longtemps à l'avance, annoncez à vos interlocuteurs japonais qui vous êtes et quel est votre objectif. N’hésitez pas à leur envoyer des documents de présentation de vos produits au préalable (en anglais, ou mieux, en japonais). Cela leur permettra de sélectionner la ou les personnes qui seront le mieux à même de traiter avec vous.

La forme joue une part très importante dans les relations avec les Japonais. Il faut soigner tout particulièrement la présentation de votre société et de vos produits, en anglais et si possible traduite en japonais, qui joue le rôle d'ambassadeur de votre entreprise et se révèle souvent un élément déterminant dans la décision de vous rencontrer ou non. Plus généralement, lors d'une mission commerciale, il convient d'être attentif à tous les détails relatifs à la présentation de votre délégation.